Biên Bản Cuộc Họp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________________

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Mã mẫu: BBH533

Căn cứ kế hoạch/dự án/hợp đồng số ............ và yêu cầu phối hợp kỹ thuật giữa các bên.

Hôm nay, vào hồi ............ giờ ............ phút, ngày ............ tháng ............ năm ............, tại ............, chúng tôi gồm:

I. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM VÀ THÀNH PHẦN

Thời gian bắt đầu/kết thúc: ............; địa điểm/hình thức họp: [trực tiếp/trực tuyến/khác].

Chủ trì: ............; thư ký: .............

Thành phần tham dự, đơn vị, vai trò; người vắng mặt và lý do: ............ (danh sách chi tiết tại phụ lục nếu cần).

Mục tiêu, phạm vi và chương trình họp: .............

II. TÀI LIỆU VÀ HIỆN TRẠNG KỸ THUẬT

Danh mục bản vẽ, phiên bản thiết kế, đặc tả, tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật, báo cáo thử nghiệm và tài liệu tham chiếu: .............

Hiện trạng/hạng mục đã thực hiện; số liệu đo đạc/kiểm tra; giả định, điều kiện biên và giới hạn dữ liệu: .............

Vấn đề kỹ thuật cần quyết định; rủi ro về an toàn, chất lượng, tiến độ, khả năng tương thích và chi phí: .............

III. NỘI DUNG KIỂM TRA/ĐỐI CHIẾU CHI TIẾT

3.1. Chương trình/nội dung họp và tài liệu đã gửi trước cuộc họp: ............

3.2. Vấn đề thứ nhất: tóm tắt thông tin, các ý kiến chính, phương án được cân nhắc: ............

3.3. Vấn đề tiếp theo: ý kiến khác biệt, nội dung chưa đủ căn cứ và tài liệu cần bổ sung: ............

3.4. Kết luận/biểu quyết (nếu có): phương án được chọn, số người tán thành/không tán thành/không ý kiến và cách tính: ............

3.5. Danh sách công việc sau họp: đầu việc, người chủ trì, phối hợp, hạn hoàn thành, sản phẩm đầu ra và người xác nhận: ............

IV. NỘI DUNG THẢO LUẬN VÀ Ý KIẾN

Ghi theo từng vấn đề: nội dung; ý kiến từng bên/chuyên gia; dữ liệu hoặc căn cứ; điểm đồng thuận; điểm còn khác biệt; phương án đã xem xét.

Không ghi kết luận vượt quá phạm vi chuyên môn hoặc thẩm quyền của người tham dự; ý kiến tư vấn không thay thế phê duyệt của chủ thể có thẩm quyền.

Danh mục tồn tại/bảo lưu: nội dung; lý do; bằng chứng; bên chịu trách nhiệm; thời hạn xử lý; người xác nhận hoàn tất: ............

Biên bản này ghi nhận sự việc và thỏa thuận tại thời điểm lập; không thay thế hợp đồng, hóa đơn, giấy ủy quyền riêng, chứng từ kế toán, hồ sơ chuyên ngành hoặc thủ tục bắt buộc khác. 3.1. Kết luận chung: [đã thống nhất/đã xác nhận một phần/chưa đủ cơ sở kết luận]. Phạm vi được xác nhận: ............

V. KẾT LUẬN, QUYẾT ĐỊNH VÀ VIỆC CẦN LÀM

Mỗi kết luận/đầu việc ghi rõ: mã; mô tả; người/đơn vị chủ trì; đơn vị phối hợp; sản phẩm đầu ra; hạn hoàn thành; tiêu chí xác nhận; tình trạng phụ thuộc.

Các quyết định cần phê duyệt riêng, thay đổi phạm vi/giá/tiến độ hợp đồng hoặc điều chỉnh thiết kế phải thực hiện theo quy trình, thẩm quyền và văn bản tương ứng; biên bản họp không tự động sửa hợp đồng nếu không đáp ứng điều kiện có hiệu lực.

VI. VẤN ĐỀ TỒN ĐỌNG VÀ LỊCH HỌP TIẾP

Danh sách vấn đề chưa giải quyết, dữ liệu cần cung cấp, người phụ trách và hạn phản hồi: .............

Thời gian họp tiếp theo/điều kiện tổ chức: .............

Tài liệu đính kèm: ............. Biên bản được gửi cho những người tham dự/đơn vị liên quan theo danh sách phân phối: .............

VII. XÁC NHẬN BIÊN BẢN

Thư ký ghi nhận trung thực nội dung; người tham dự có ý kiến chỉnh sửa/bảo lưu thì ghi rõ: .............

Biên bản được thông qua theo cách thức: [đọc và xác nhận/ký trực tiếp/ký điện tử/email xác nhận theo quy trình đã thống nhất].

Các bên đã đọc lại biên bản, xác nhận nội dung ghi nhận là đúng với phạm vi đã kiểm tra/thống nhất, trừ các ý kiến bảo lưu được ghi rõ trong biên bản và phụ lục.